Автоматизируем обработку заявок на ремонт: шаблон workflow для n8n с Jotform и ИИ

Автоматизация заявок на обслуживание недвижимости с Jotform и ИИ

Краткое описание
Шаблон автоматизирует обработку заявок на обслуживание недвижимости, классифицируя проблемы и отправляя подрядчикам заказы за секунды.

Целевая аудитория

• Управляющие компании (жилые и коммерческие объекты)
• Агентства недвижимости (обслуживание зданий)
• Координаторы техобслуживания (50–200+ заявок в месяц)
• Операторы умных зданий (автоматизация процессов)
• Стартапы аренды (краткосрочное жилье, коворкинги)

Решаемая проблема
Заявки теряются, а их обработка занимает дни? Шаблон ускоряет решение проблем и повышает удовлетворенность арендаторов.

Что автоматизируется

Шаблон выполняет 8 шагов:

1. Сбор заявок — Jotform собирает данные: имя арендатора, email, телефон, номер объекта, описание проблемы, срочность, фото, инструкции доступа.
2. Обработка данных — нормализация и структурирование данных формы, создание ID заявки.
3. Анализ ИИ — GPT-4o-mini классифицирует проблему (сантехника, электрика и т.д.), определяет приоритет, сложность и подрядчика.
4. Извлечение анализа — преобразование ответа ИИ в JSON.
5. Объединение данных — интеграция данных заявки с анализом ИИ, выбор подрядчика из базы.
6. Проверка срочности — определение, является ли проблема экстренной (например, утечка).
7. Отправка подрядчику — email с заказом (экстренный или стандартный) с деталями, инструкциями и оценкой стоимости.
8. Уведомление арендатора и логирование — отправка подтверждения арендатору, запись данных в Google Sheets для аналитики и отслеживания повторяющихся проблем.

Используемые сервисы

• Jotform — сбор заявок на обслуживание.
• OpenAI GPT-4o-mini — категоризация проблем, приоритизация и рекомендации.
• Gmail — отправка заказов подрядчикам и подтверждений арендаторам.
• Google Sheets — логирование заявок и отслеживание повторяющихся проблем.

Сложность настройки
Средняя
Время: 2–3 часа — настройка формы, API, email и таблиц.

Что нужно для запуска

• Jotform:
  1. Форма с полями: tenantName, tenantEmail, tenantPhone, unitNumber, propertyAddress, issueDescription, urgencyLevel, photoUrl, accessInstructions, preferredContactMethod.
  2. API-ключ и ID формы (252864531445460).
  3. Webhook с методом POST.
• OpenAI: API-ключ, модель GPT-4o-mini (~$0.05–0.15 за анализ).
• Gmail: OAuth2-доступ для отправки писем.
• Google Sheets:
  1. OAuth2-доступ, таблица с листами Sheet1 и Recurring issue (ID: 1-QwkdSMflsGtVCJEWvDnjT65cSzwv9CdQ3Stfv4ywtw).
  2. Колонки для Sheet1: clientName, tenantPhone, tenantEmail, unitNumber, propertyAddress, issueDescription, urgencyLevel, photoUrl, accessInstructions, preferredContactMethod.
  3. Колонки для Recurring issue: unitNumber, issueCategory, occurrence dates, preventive recommendations.
• n8n: Облачный или локальный экземпляр.
• Настройка:
  1. Импортируйте JSON шаблона в n8n.
  2. Настройте webhook в Jotform.
  3. Подключите API OpenAI (модель GPT-4o-mini, температура 0.3).
  4. Обновите email-шаблоны (контакты, брендинг).
  5. Укажите ID Google Sheets в узлах Log to Google Sheets и Track Recurring Issues.
  6. Настройте базу подрядчиков в узле Merge AI Analysis.
  7. Проверьте тестовую заявку (экстренная и стандартная).

Примеры использования

1. Управляющая компания (100 квартир): Арендатор сообщает об утечке воды (срочность: emergency). ИИ классифицирует как сантехническую проблему, отправляет экстренный заказ сантехнику и уведомляет арендатора о прибытии мастера в течение часа.
2. Агентство недвижимости: Жалоба на неисправный кондиционер (срочность: normal). ИИ назначает HVAC-специалиста, отправляет стандартный заказ и подтверждает арендатору сроки ремонта (48 часов).
3. Коворкинг-стартап: Запрос на замену лампы (срочность: low). ИИ направляет задачу электрику, арендатор получает письмо с оценкой времени (2 дня), данные логируются для аналитики.

А получить workflow «Автоматизируем обработку заявок на ремонт: шаблон workflow для n8n с Jotform и ИИ» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:

Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.

Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.