Автоматизация онбординга и оффбординга сотрудников в Calendly
Этот шаблон автоматизирует процессы подключения и отключения сотрудников в сервисе планирования Calendly через веб-формы с обязательным согласованием HR.
Целевая аудитория
- HR-специалисты и отделы кадров
- Администраторы корпоративных инструментов
- Менеджеры по IT-процессам
- Владельцы бизнеса
Решаемая проблема
Ручное добавление и удаление сотрудников в Calendly отнимает время HR и IT-отдела, приводит к ошибкам и отсутствию единой системы учёта.
Что автоматизируется
Процесс онбординга:
- Заявка: Сотрудник заполняет веб-форму с именем, фамилией и email.
- Учёт: Данные автоматически записываются в Google Таблицы.
- Согласование: ИИ (OpenAI) генерирует профессиональное письмо для HR, который должен дать двойное подтверждение в Gmail.
- Подключение: После одобрения система через Calendly API автоматически приглашает пользователя в организацию.
- Отметка: Статус сотрудника в таблице меняется на «on».
Процесс оффбординга:
- Заявка: Указывается email сотрудника для отключения.
- Проверка: Система ищет email в Google Таблицах и проверяет, что доступ активен.
- Согласование: HR получает письмо с запросом на подтверждение отключения.
- Отключение: После одобрения система через Calendly API удаляет сотрудника из организации.
- Отметка: Статус в таблице меняется на «off».
Используемые сервисы
- n8n Forms — Веб-формы для приёма заявок от сотрудников.
- Google Sheets — Единая база для учёта всех заявок и статусов.
- OpenAI (GPT-5.1) — Генерация профессиональных HTML-писем для HR.
- Gmail — Отправка писем с запросом одобрения и получение ответа от HR.
- Calendly API — Автоматическое приглашение и удаление пользователей в организации.
Сложность настройки
- Уровень: Сложный
- Время настройки: ~30-45 минут (требуется настройка 5 различных интеграций).
Что нужно для запуска
Перед началом работы вам понадобятся:
- Google Таблица с колонками: DATE, FIRST NAME, LAST NAME, EMAIL, CALENDLY.
- Аккаунт Calendly с правами администратора, ID организации и API-токен.
- Аккаунт Gmail для отправки писем с запросом одобрения.
- API-ключ OpenAI для генерации писем.
- В нодах n8n необходимо заменить placeholder «XXX» на ваш реальный ID организации Calendly и «YOUR_TOKEN_HERE» на API-токен Calendly.
Примеры использования
- Стандартизация HR-процессов: Новый сотрудник самостоятельно заполняет форму в первый рабочий день, и после одобрения HR он автоматически получает доступ к корпоративному Calendly.
- Соблюдение политик безопасности: При увольнении доступ к Calendly отключается автоматически и гарантированно, как только HR подтверждает заявку, что исключает «забытые» аккаунты.
- Прозрачность и отчётность: Все заявки и изменения фиксируются в Google Таблицах, создавая полный аудит-лог для отчётности перед руководством.
Результат
После настройки вы получите:
- Экономию времени HR и IT: Полное устранение ручных операций по управлению доступом.
- Снижение количества ошибок: Исключение «человеческого фактора» при добавлении/удалении пользователей.
- Чёткий контроль: Все операции согласовываются ответственным лицом, а их статус всегда виден в таблице.
- Соблюдение Compliance: Автоматическое ведение журнала всех изменений для аудита.
Теги для поиска
#hr #кадры #автоматизация #calendly #онбординг #it #процессы
А получить workflow «Автоматизация онбординга и оффбординга в Calendly: готовый workflow для n8n» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:
Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.
Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.
