Автоматизируем выставление счетов: готовый workflow для n8n с генерацией PDF и отправкой на email

AI Invoice Agent: Автоматизация счетов и писем

Этот шаблон n8n создаёт счета в PDF, отправляет их клиентам по email и обновляет статус в Google Sheets.

Кому подойдёт

• Агентства : Для автоматизации выставления счетов клиентам.
• Малый бизнес : Для упрощения финансовых процессов.
• Фрилансеры : Для профессионального оформления счетов.
• Бухгалтеры : Для отслеживания и отправки счетов.

Решаемая проблема

Создание и отправка счетов вручную отнимает время, а отслеживание их статуса часто приводит к ошибкам.
Этот шаблон автоматизирует процесс, делая выставление счетов быстрым и точным.

Что автоматизируется

Процессы:

• Чтение данных счетов из Google Sheets.
• Фильтрация счетов со статусом «Pending».
• Генерация профессиональных писем с помощью ИИ.
• Создание счетов в формате PDF.
• Отправка писем с прикреплёнными счетами через Gmail.
• Обновление статуса счетов в Google Sheets.

Шаги:

1. Ручной запуск : When clicking ‘Execute workflow’ активирует процесс.
2. Чтение счетов : Google Sheets получает данные из таблицы.
3. Фильтрация : Filter пропускает только счета со статусом «Pending».
4. Подготовка данных : Edit Fields форматирует данные (ID, клиент, проект, сумма, даты).
5. Цикл обработки : Loop Over Items обрабатывает каждый счёт отдельно.
6. Создание письма : AI Agent и GPT-4.1 mini генерируют вежливое письмо.
7. Извлечение текста : Information Extractor отделяет тему и тело письма.
8. Создание PDF : CraftMyPDF формирует счёт в формате PDF.
9. Отправка письма : Gmail отправляет письмо с PDF-вложением.
10. Обновление статуса : Google Sheets1 отмечает счёт как «Completed» с датами.

Используемые сервисы

• Google Sheets : Хранит данные счетов и их статусы.
• OpenAI (GPT-4.1 mini) : Генерирует текст письма (тема и тело).
• CraftMyPDF : Создаёт счета в формате PDF.
• Gmail : Отправляет письма с PDF-вложениями.
• n8n Filter : Выбирает счета со статусом «Pending».
• n8n Loop Over Items : Обрабатывает счета по одному.
• n8n AI Agent/Information Extractor : Формирует и структурирует письма.

Сложность настройки

• Уровень: Средний — требует настройки API и таблицы.
• Время: ~15-20 минут на подключение и тестирование.

Что нужно для запуска

Аккаунты:

• Google (для Sheets и Gmail).
• OpenAI (для GPT-4.1 mini).
• CraftMyPDF (для создания PDF).
• n8n (облачный или self-hosted).

API-ключи и настройки:

• Google Sheets (ID таблицы и доступ).
• OpenAI API Key (для GPT-4.1 mini).
• CraftMyPDF API Key и Template ID.
• Gmail OAuth2 (для отправки писем).

Требования:

• Создайте таблицу Google Sheets с колонками: Invoice ID, Client Name, Client Email, Client Address, Project Name, Amount (USD), Status, Invoice Date, Due Date.
• Получите API-ключи для OpenAI и CraftMyPDF.
• Импортируйте JSON-шаблон в n8n.
• Настройте учётные данные для Google Sheets, Gmail и CraftMyPDF.
• Убедитесь, что узел CraftMyPDF установлен в n8n.
• Тест: Запустите workflow и проверьте отправку письма и обновление таблицы.

Примеры использования

• Агентство дизайна : Отправляете счета за веб-дизайн клиентам с автоматическим PDF.
• Фрилансер : Выставляете счета за разработку сайтов с профессиональными письмами.
• Малый бизнес : Автоматизируете рассылку счетов за товары или услуги.

Результат

Вы получите:

• Автоматическое создание и отправку счетов в PDF.
• Профессиональные письма с точными данными.
• Обновлённые статусы счетов в Google Sheets.
• Экономию часов на ручную работу.
• Снижение ошибок в выставлении счетов.

#автоматизация #счета #бухгалтерия #маркетинг #бизнес #интеграция #Gmail

А получить workflow «Автоматизируем выставление счетов: готовый workflow для n8n с генерацией PDF и отправкой на email» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:

Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.