Автоматизируем срочные задачи: шаблон n8n для одноразовых email-уведомлений из Google Таблиц

Шаблон n8n отправляет одноразовое email-уведомление, когда задача в Google Таблицах помечена как срочная, и обновляет таблицу, чтобы избежать дублирования.

Целевая аудитория

• Менеджеры проектов — для отслеживания срочных задач.
• Операционные команды — для координации работы в общих таблицах.
• Администраторы — для автоматизации уведомлений.
• Команды поддержки — для управления задачами с высоким приоритетом.
• Руководители — для контроля ключевых задач.

Решаемая проблема

Ручное отслеживание срочных задач в Google Таблицах отнимает время, а многократные уведомления создают путаницу. Этот шаблон решает проблему, отправляя одно уведомление и предотвращая спам.

Что автоматизируется

1. Отслеживание изменений: Проверяет изменения в столбце «Приоритет» в Google Таблицах.
2. Фильтрация задач: Проверяет, что задача имеет статус «Срочно», столбец «Уведомлено» пуст, и строка существует.
3. Отправка письма: Отправляет персонализированное email с деталями задачи (название, владелец, дедлайн, статус, следующий шаг).
4. Обновление таблицы: Записывает «Да» в столбец «Уведомлено», чтобы избежать повторных уведомлений.

Используемые сервисы

• Google Sheets Trigger: Отслеживает изменения в столбце «Приоритет».
• Google Sheets: Извлекает данные задачи и обновляет столбец «Уведомлено».
• Gmail: Отправляет персонализированные уведомления по email.
• If Node: Проверяет условия для отправки письма (приоритет, пустое поле «Уведомлено», наличие строки).

Сложность настройки

Простая
Время настройки: 1–2 часа (включая настройку Google Таблиц и Gmail).

Что нужно для запуска

• n8n: Облачный или локальный экземпляр.
• Google Таблицы: Аккаунт с таблицей, содержащей столбцы: Task, Owner, Deadline, Status, Next step, Priority, Notified.
• Gmail: Аккаунт с OAuth2-доступом для отправки писем.
• Настройка:
  1. Импортируйте JSON шаблона в n8n.
  2. Настройте учетные данные для Google Таблиц и Gmail в n8n.
  3. Создайте или используйте таблицу с указанными столбцами.
  4. Укажите email получателя в узле Gmail.
  5. Протестируйте, пометив задачу как «Срочно» в таблице.

Примеры использования

1. Менеджер проектов: Получает уведомление, когда задача становится срочной, и сразу распределяет ресурсы.
2. Команда поддержки: Автоматически узнает о срочных запросах клиентов из общей таблицы.
3. Операционная группа: Координирует срочные задачи без лишних писем и путаницы.

Результат

• Экономия времени: Сокращает до 3–5 часов ручного отслеживания задач в неделю.
• Точность: Исключает дублирующиеся уведомления благодаря обновлению статуса.
• Удобство: Все срочные задачи сразу видны в email с четкими деталями.
• Прозрачность: Таблица автоматически обновляется, отражая статус уведомлений.
• Гибкость: Легко адаптировать под другие типы приоритетов или таблицы.

Теги

#автоматизация #уведомления #GoogleТаблицы #Gmail #управление_задачами #интеграция

А получить workflow «Автоматизируем срочные задачи: шаблон n8n для одноразовых email-уведомлений из Google Таблиц» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:

Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.

Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.