Умное продление контрактов с уведомлениями в Slack и Gmail
Что делает шаблон?
Шаблон автоматизирует отслеживание и продление контрактов с поставщиками, отправляя уведомления в Slack и письма по email. Этот интеллектуальный рабочий процесс автоматически отслеживает истекающие контракты, напоминает вашей финансовой команде через Slack и помогает инициировать продление контрактов с поставщиками по электронной почте — всё это со встроенными функциями утверждения и регистрации. Идеально подходит для управления как автоматическим продлением, так и ручным продлением контрактов.
Целевая аудитория
- Финансовые отделы, управляющие контрактами.
- Специалисты по закупкам, отслеживающие сроки договоров.
- Менеджеры проектов, координирующие работу с поставщиками.
- Владельцы бизнеса, автоматизирующие процессы.
Решаемая проблема
Ручное отслеживание сроков контрактов и уведомление поставщиков отнимает время и приводит к пропуску дедлайнов. Шаблон устраняет эти проблемы, автоматизируя процесс.
Что автоматизируется?
Шаблон выполняет следующие действия:
- Запускается ежедневно в 6 утра по расписанию.
- Считывает данные контрактов из Google Таблиц.
- Фильтрует контракты, у которых приближается срок окончания.
- Разделяет контракты на авто- и ручное продление.
- Для авто-продления: отправляет уведомление в Slack финансовому контакту.
- Для ручного продления:
- Создаёт персонализированное сообщение через GPT-4.1 mini.
- Отправляет сообщение в Slack и ждёт одобрения (до 8 часов).
- После одобрения формирует HTML-письмо для поставщика.
- Отправляет письмо через Gmail для начала продления.
Используемые сервисы
- n8n Schedule Trigger: Запускает процесс ежедневно.
- n8n Google Sheets: Читает данные контрактов.
- n8n Code: Фильтрует контракты и формирует сообщения.
- n8n If: Разделяет контракты по типу продления.
- n8n OpenAI (GPT-4.1 mini): Создаёт текст уведомлений.
- n8n Slack: Отправляет уведомления и ждёт одобрения.
- n8n Email Send: Отправляет письма поставщикам через Gmail.
Сложность настройки
Средняя — требует настройки API и структуры Google Таблиц.
Время настройки: 30–45 минут.
Что нужно для запуска?
- Аккаунты:
- Google Cloud с доступом к Google Sheets API.
- Slack с доступом к API.
- OpenAI с доступом к GPT-4.1 mini.
- Gmail или SMTP-сервер для отправки писем.
- Экземпляр n8n (облачный или локальный).
- API-ключи:
- Google Sheets: OAuth 2.0 Client ID и Secret.
- Slack: OAuth-токен.
- OpenAI: API-ключ.
- Gmail: SMTP-учётные данные.
- Предварительные требования:
- Настройте Google Таблицу с полями: Vendor Name, Vendor Email, Service Type, Contract Start Date, Contract End Date, Notice Period (days), Renewal Type, Finance Contact, Contact Email, Slack ID, Contract Value, Notes.
- Импортируйте JSON шаблона в n8n.
- Настройте API-учётные данные в n8n.
- Укажите ID канала Slack и email для отправки.
- Активируйте workflow и протестируйте.
Примеры использования
- Финансовый отдел: Автоматическое уведомление о продлении контракта на ПО, с письмом поставщику после одобрения.
- Закупки: Отслеживание договоров на поставку товаров с уведомлением команды за 30 дней до окончания.
- ИТ-компания: Автоматизация продления лицензий облачных сервисов с логированием в Google Таблицах.
Результат
Вы получаете автоматизированный процесс управления контрактами, экономя до 80% времени на ручные задачи и исключая пропуск сроков.
#автоматизация #контракты #Slack #Gmail #GoogleSheets #OpenAI #финансы
А получить workflow «Автоматизируем управление контрактами: n8n workflow для уведомлений в Slack и Gmail» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:
Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.
Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.
