Автоматизация обработки счетов: n8n workflow для OCR и загрузки в SAP

OCR и интеграция счетов в SAP

Этот автоматизированный рабочий процесс n8n принимает PDF-счета через Telegram, извлекает данные с помощью OCR, сохраняет их в Google Sheets и, после подтверждения, отправляет в SAP.

Целевая аудитория

• Бухгалтеры: Автоматизируют обработку счетов и интеграцию с SAP.
• Финансовые менеджеры: Отслеживают счета и подтверждают их загрузку в ERP.
• Административные специалисты: Упрощают ввод данных из счетов поставщиков.
• Владельцы бизнеса: Оптимизируют финансовые процессы с минимумом ручной работы.

Решаемая проблема

Ручное сканирование PDF-счетов, ввод данных в таблицы и ERP-системы занимает часы, а ошибки могут привести к задержкам в учете? Этот рабочий процесс автоматизирует извлечение данных из счетов, их хранение и интеграцию с SAP, запрашивая подтверждение через Telegram.

Что автоматизируется

Этот процесс охватывает весь цикл обработки счетов от получения до интеграции:

1. Получение счета: Telegram-бот принимает PDF-файл счета от пользователя.
2. Подтверждение получения: Отправка сообщения в Telegram о начале обработки.
3. Скачивание файла: Загрузка PDF из Telegram для анализа.
4. OCR через LlamaIndex: Загрузка файла в LlamaIndex для извлечения текста в формате Markdown.
5. Проверка статуса OCR: Периодическая проверка статуса обработки (SUCCESS/PENDING) с паузой в 3 секунды, если ожидается.
6. Извлечение данных с помощью AI: Использование GPT-4o-mini для извлечения структурированных данных:
   • Название поставщика
   • RUC поставщика
   • Адрес поставщика
   • Номер счета
   • Дата выпуска (YYYY-MM-DD)
   • Детали продуктов (код, описание, количество, цена, субтотал)
   • Субтотал, скидка, общий итог
7. Сохранение в Google Sheets: Запись заголовков (поставщик, RUC, номер счета) и деталей продуктов в отдельные таблицы.
8. Запрос подтверждения: Отправка сообщения в Telegram с вопросом «Загрузить в SAP?» и кнопками «Да/Нет».
9. Интеграция с SAP: При выборе «Да» подключение к SAP, формирование JSON и отправка данных счета через API.
10. Уведомление об успехе: Отправка в Telegram сообщения о создании счета в SAP с номером документа.

Используемые сервисы

• Telegram: Прием PDF-счетов, отправка уведомлений и запрос подтверждения.
• LlamaIndex: OCR-обработка PDF для извлечения текста в формате Markdown.
• OpenAI (GPT-4o-mini): Структурированное извлечение данных из текста счета.
• Google Sheets: Хранение заголовков счета и деталей продуктов для учета.
• SAP: Интеграция данных счета через API для учета в ERP-системе.

Сложность настройки

• Уровень: Сложный
• Время настройки: ~2-3 часа для настройки интеграций, API и таблиц Google Sheets.
• Детали: Требуется понимание работы с API SAP, настройка Telegram-бота и LlamaIndex, а также структура таблиц Google Sheets.

Что нужно для запуска

• Аккаунты:
  • Telegram (для создания бота и получения chat ID).
  • OpenAI (для GPT-4o-mini).
  • LlamaIndex (для OCR-обработки).
  • Google (для Google Sheets с OAuth2-доступом).
  • SAP (для доступа к API).
• API-ключи:
  • Telegram Bot API (для бота).
  • OpenAI API (для извлечения данных).
  • LlamaIndex API (для OCR).
  • Google Sheets OAuth2 API (для записи данных).
  • SAP API (учетные данные: UserName, Password, CompanyDB).
• Предварительные требования:
  • Установленный n8n (самостоятельно размещённый или облачный).
  • Telegram-бот с настроенным chat ID.
  • Две таблицы в Google Sheets: одна для заголовков (поставщик, RUC, номер счета и т.д.), другая для деталей продуктов (код, описание, количество и т.д.).
  • Настроенные переменные в n8n для SAP (url_sap, user_sap, password_sap, company_db).
  • LlamaIndex API-ключ для OCR-обработки.

Продолжение

А получить workflow «Автоматизация обработки счетов: n8n workflow для OCR и загрузки в SAP» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:

Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская. Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.

Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.