Этот шаблон n8n сканирует новые чеки в папке Google Drive, извлекает данные с помощью OCR и сохраняет структурированную информацию в таблицу для лёгкого отслеживания расходов.
Кому подойдёт
- Бухгалтеры и фрилансеры: Для быстрого учёта расходов без ручного ввода.
- Владельцы малого бизнеса: Чтобы автоматизировать обработку чеков и счётов.
- Менеджеры проектов: Для контроля трат команды в одном месте.
Решаемая проблема
Вы тратите часы на ручной ввод данных из чеков в таблицы, рискуя ошибками и забывая о документах? Этот шаблон автоматически извлекает ключевую информацию (поставщик, дата, сумма, налог) и сохраняет её в удобную таблицу, избавляя от рутины.
Что автоматизируется
- Процессы:
- Обнаружение новых PDF-файлов (чеков) в папке Google Drive.
- Извлечение текста из чека с помощью OCR.
- Анализ и структурирование данных ИИ (номер счёта, отправитель, получатель, даты, описание).
- Сохранение готовых данных в Google Sheets с ссылкой на оригинал.
- Шаги:
- Триггер Google Drive: Срабатывает при загрузке нового файла в указанную папку.
- Скачивание файла: Загружает PDF для обработки.
- Извлечение текста: Mistral AI применяет OCR и получает текст чека.
- Анализ ИИ: OpenAI (GPT-4o-mini) парсит данные и структурирует их в JSON.
- Сохранение в таблицу: Добавляет строку в Google Sheets с номером счёта, адресами, датами и описанием.
Используемые сервисы
- Google Drive : Триггер для новых файлов — мониторит папку с чеками.
- Mistral AI : OCR для извлечения текста из PDF.
- OpenAI (GPT-4o-mini) : ИИ-анализ — структурирует данные чека.
- Google Sheets : Хранение результатов — добавляет строки в таблицу.
Сложность настройки
- Уровень: Простой — подключаете аккаунты и указываете папку/таблицу.
- Время: 15-20 минут на настройку триггера и подключение сервисов.
Что нужно для запуска
- Аккаунты:
- Google Drive (папка для чеков).
- Google Sheets (таблица для результатов).
- Mistral AI и OpenAI (для OCR и анализа).
- API-ключи:
- OAuth для Google Drive и Sheets.
- API-ключи Mistral и OpenAI.
- Предварительные требования:
- n8n (облачный или self-hosted).
- Создайте таблицу с колонками (Invoice Number, From, To, Invoice Date и т.д.).
- Укажите ID папки Drive и таблицы Sheets.
- Тест: Загрузите PDF-чек в папку — проверьте строку в таблице.
Примеры использования
- Фрилансер: Загружаете чек за кофе в Google Drive — шаблон извлекает сумму, дату и поставщика, добавляя в таблицу расходов для отчёта по налогам.
- Малый бизнес: Сотрудник скидывает счёт за материалы — ИИ парсит данные и сохраняет в Sheets, помогая вести учёт без бухгалтера.
- Проектный менеджер: Команда загружает чеки за поездки — шаблон структурирует их по дате и сумме, упрощая отчёт для руководства.
Результат
Вы получите автоматическую систему, которая превращает чеки в готовые записи в таблице:
- Экономия 2-3 часов в неделю на ручном вводе.
- Снижение ошибок на 95% за счёт ИИ-анализа.
- Лёгкий доступ к данным в Sheets для отчётов и анализа.
- Автоматические уведомления о новых чеках для быстрого контроля.
#автоматизация #бухгалтерия #чеки #googleDrive #googleSheets #OCR #аналитика
А получить workflow «Автоматизация обработки чеков: n8n workflow для извлечения данных в Google Sheets» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:
Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская. Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.
Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.
