Этот автоматизированный рабочий процесс n8n отслеживает папку Google Drive на предмет новых загруженных PDF-файлов счетов-фактур, извлекает ключевую информацию (номер счета, имя клиента, email, сумма, даты), регистрирует данные в Google Таблице для ведения учета и отправляет отформатированное сообщение в Telegram для уведомления команды по выставлению счетов.
Целевая аудитория
- Бухгалтеры: Автоматизируют учет счетов, минимизируя ручную обработку.
- Менеджеры проектов: Отслеживают финансовые документы клиентов для своевременной обработки.
- Владельцы малого бизнеса: Упрощают управление финансами без сложных систем.
- Фрилансеры: Организуют счета от клиентов для удобного учета.
Решаемая проблема
Ручная обработка PDF-счетов отнимает часы на извлечение данных, их ввод в таблицы и уведомление команды, а ошибки могут привести к задержкам в оплате или учете.
Этот рабочий процесс автоматизирует весь цикл обработки счетов, от обнаружения до уведомления, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных задачах.
Что автоматизируется
Этот рабочий процесс полностью автоматизирует обработку счетов-фактур, выполняя следующие шаги:
- Обнаружение нового счета: Мониторинг указанной папки Google Drive на наличие новых PDF-файлов каждую минуту.
- Скачивание файла: Автоматическая загрузка PDF-счета из Google Drive для обработки.
- Извлечение текста: Конвертация PDF в текстовый формат для дальнейшего анализа.
- Извлечение данных с помощью AI: Использование GPT-4o-mini для извлечения ключевых данных:
- Номер счета-фактуры
- Имя клиента
- Email клиента
- Общая сумма
- Дата счета
- Дата оплаты
- Сохранение в Google Sheets: Запись извлеченных данных в таблицу Google Sheets для ведения учета.
- Формирование уведомления: Создание понятного сообщения с помощью Claude Sonnet 4, включающего детали счета.
- Отправка в Telegram: Уведомление команды по выставлению счетов через Telegram-бот с отформатированным сообщением.
- Завершение процесса: Подтверждение выполнения без лишних действий, если процесс успешен.
Используемые сервисы
- Google Drive: Отслеживает новые PDF-файлы в указанной папке и скачивает их для обработки.
- Google Sheets: Сохраняет структурированные данные счета (номер, клиент, email, сумма, даты) для учета и отчетности.
- OpenAI (GPT-4o-mini): Извлекает ключевые данные из текста PDF, такие как номер счета и сумма, с высокой точностью.
- Anthropic (Claude Sonnet 4): Форматирует данные счета в понятное сообщение для отправки в Telegram.
- Telegram: Отправляет уведомления команде в указанный чат или канал с деталями счета.
Сложность настройки
- Уровень: Средний
- Время настройки: 1-2 часа, включая настройку учетных записей, API-ключей и таблицы Google Sheets.
- Детали: Требуется базовое понимание n8n и настройки интеграций, но процесс упрощен благодаря готовым узлам и инструкциям.
Что нужно для запуска
Аккаунты:
- Google (для доступа к Google Drive и Google Sheets с OAuth2).
- OpenAI (для использования GPT-4o-mini).
- Anthropic (для использования Claude Sonnet 4).
- Telegram (для создания бота и получения chat ID).
API-ключи:
- Google Drive OAuth2 API (для мониторинга папки).
- Google Sheets OAuth2 API (для записи данных).
- OpenAI API (для извлечения данных).
- Anthropic API (для форматирования уведомлений).
- Telegram Bot API (для отправки сообщений).
Предварительные требования:
- Установленный n8n (самостоятельно размещённый или облачный).
- Папка в Google Drive (например, “n8n Invoices Folder”) для загрузки счетов.
- Таблица Google Sheets с колонками: Invoice Number, Client Name, Client Email, Total Amount, Invoice Date, Due Date.
- Настроенный Telegram-бот с указанием chat ID для уведомлений.
- Проверенные учетные данные для всех сервисов в n8n.
А получить workflow «Автоматизация обработки счетов-фактур: готовый workflow для n8n» и другие шаблоны для n8n (более 1000 готовых сценариев автоматизации) вы можете в нашем Закрытом Нейроклубе по кнопке ниже:
Также рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал AI Мастерская.
Там выходят подробные разборы популярных сценариев для n8n, реальные кейсы автоматизации бизнеса и примеры, где рутинную работу полностью берут на себя роботы, а не человек.
Напишите в комментариях, какой шаблон для n8n вам нужен и какие задачи он должен выполнять. Я подберу подходящее решение или добавлю новый workflow.
